【2021年最新】Dropbox Paper 無料プランをWindowsのデスクトップアプリで使う方法を図解

コロナ禍で在宅勤務が進み、オンラインでパソコンでミーティングをする機会が増えてきました。以前の記事でミーティングツール一緒に使いたいWEBツール（ビジネスアプリ）5選をご紹介しましたが、今回は共同編集に便利な「Dropbox Paper（無料プラン）」についてまとめてみました。

Dropbox Paperとは

Dropbox Paperは2016年よりDropbox が提供を開始したオンラインで共同作業ができるサービスです。Dropbox Paperは幅広いミーティングシーンを想定した全23種類のテンプレートが用意されています。またDropboxでプレビュー可能なファイルであればパソコンに専用のソフトがインストールされていなくても、サイズ制限がありますが、プレビューで画像を表示できる（公式サイトより）ので、複数人や異なる部署でひとつの資料を作成する機会の多い方におすすめです。 各種業務系ビジネスツール（Microsoft,Google等）との連携もできるので作業時間の短縮になります。 今回はWindowsのパソコンでDropbox Paperをデスクトップアプリとして使う方法をご説明します。

Dropbox Paper 無料プランのメリット

Dropbox Paperは無料プランは2GBですが、有料プランと同様の全23種類テンプレートが用意されているので、一時的な資料の保管場所と考えれば、資料作成にかかる時間を削減でき、共有もスムーズなので業務効率が上がります。

Dropbox Paper 無料プランの使い方

アカウントの作成

GoogleアカウントからDropboxにログインすることもできますが、今回は新規でDropboxのアカウントを作成しました。 アカウントの作成には、①１行目に苗字、２行目に名前、３行目にメールアドレスを入力し４行目に適当なパスワードを設定します。そして②利用規約に同意したら、③アカウント作成をクリックすると画面が遷移します。

Windows向けデスクトップアプリのダウンロード

  無料で使用するため「Dropbox Basicプラン(2GB)を継続」をクリックします。 フロントに表示されているのがDropboxのインストール中であることを表す画面です。メールアドレスとパスワードを入力し 上で入力したメールアドレスにDropboxからきたメールを確認し、上の画面に戻り、インストール中の画面で「ログイン」をクリックします。 「ファイルの同期方法を選択する」と書かれた画面で、『ファイルを（ローカル）に設定する』をクリックして【次へ】をクリックします。 「Dropboxのインストールが完了しました」と表示されました。これでWindowsパソコンへのDropboxのインストールが完了し、タスクバーに表示されるようになります。 Dropboxにログインしたデフォルト画面です。

WindowsパソコンでDropbox Paperのテンプレートを利用する

タスクバーかスタート画面からDropboxを起動しライブラリからテンプレートを選びます。今回はプロジェクト計画という名前のテンプレートを選びました。 「テンプレートを使用する」をクリックするとダウンロードが始まります。 新規で「プロジェクト計画書」のテンプレートをライブラリからダウンロードしので、Windowsパソコンのタスクバーに通知されました。プロジェクト計画は最初からガントチャートとステイタスが挿入されているので、今までExcelで資料を作成していた方にとって作業時間を短縮できます。 またDropboxでプレビュー可能なファイル（公式サイトより）であればパソコンに専用のソフトがインストールされていなくてもプレビューで画像を表示できるので可視化がスムーズでストレスがありません（サイズ制限があります）。

資料の共有

作成した資料は①共有アイコンから②共有したい相手のメールアドレスを入力して、閲覧又は編集の許可を設定します。

まとめ

Dropbox Paperの無料プランの容量は2GBなので、オンラインで共有したいミーティング用資料の一次保管に適していると思います。 また業務系ツールとの連携や、専用ソフトがなければ閲覧できないファイルでもプレビューが可能なので（公式サイトより）、オンラインミーティングにおいて質の向上が期待できるのではないでしょうか。